Por vezes chego ao final do dia com a sensação de que não parei um minuto e mesmo assim parece que nada foi realizado. Porque será que isso acontece?
Após alguma reflexão ficou claro para mim: Multitasking!
Se juntar a essa reflexão, alguns ensinamentos partilhados por diversos autores, as dúvidas começam a ficar do tamanho de pequenas e minúsculas formigas!
Desde Richard Denny, no seu livro “Vender para Vencer”, onde nos partilha a sua melhor sugestão para a gestão do tempo, que passa por nunca se saltar para outra tarefa sem terminar primeiro a tarefa anterior, até ao livro “The Power of Slow” (O Poder da Lentidão).
Outra evidência muito interessante é nos dada por Ana Relvas (da Objetivo Lua) onde aborda este aspeto com um exercício simples. Escreva duas frases à sua escolha em duas linhas diferentes. Comece por cronometrar o tempo que demora a escrever essas duas frases de forma normal. Depois cronometre a repetição do mesmo exercício, mas desta vez escrevendo uma letra da frase 1, depois a primeira letra da frase 2, depois voltar à linha anterior e escrever a segunda letra da frase 1, depois continuar com a segunda letra da frase 2, e assim sucessivamente saltando de forma repetida entre a linha da frase 1 e a linha da frase 2.
Com este exercício, acredito que fique claro para todos que a eficiência diminui bastante com o Multitasking e que será mais inteligente parar para pensar e analisar as prioridades do dia. Na prática, seguindo mais um “best-seller”, trata-se de aplicar o 7.º Hábito sugerido por Steven Covey no seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.
O mais curioso é que todos estes ensinamentos são seculares. Quem não se lembra da história da tartaruga e da lebre? A lebre, ao sentir que consegue terminar a corrida (tarefa) muito rapidamente, desafiou a tartaruga e resolveu começar a fazer outra tarefa (dormir) antes de terminar aquela a que se tinha proposto. O resultado é conhecido de todos, e reflete bem aquilo que por vezes nos acontece: até nos esquecemos de realizar a tarefa, nem que seja o envio de um simples e-mail, porque entretanto começámos a fazer outra atividade.
Chegado a este ponto, o que se pode fazer para evitar o Multitasking? No meu caso pessoal, uso as seguintes técnicas: (1) desligo os alertas de e-mail e vejo o e-mail ao início do dia, à hora do almoço e ao final do dia; (2) se estou concentrado a concluir uma tarefa e me telefonam, ou não atendo ou, se sinto que pode ser urgente, atendo e pergunto de imediato se posso devolver a chamada passado duas horas; (3) defino um ou dois objetivos nucleares para cada dia, e concentro-me em concluir essas tarefas; (4) quando estou a responder aos e-mails, respondo logo quando a resposta demora poucos minutos ou, caso contrário, coloco mais uma entrada na minha lista de tarefas. A lista de tarefas está guardada na Cloud (Evernote) para poder atualizá-la mesmo quando estou fora do escritório e acedo aos e-mails pelo telemóvel.
Em suma, com estas atividades consigo ter uma vida bem mais calma, e ensino aos meus colegas que o e-mail não é um sistema de “chat” onde é suposto estar a responder a cada 3 minutos. Existe ainda a vantagem adicional de os obrigar a pensar antes de se socorrerem da comodidade de perguntarem a alguém como primeira opção.
Muito de vós acharão que não conseguem fazê-lo porque a equipa depende de vós, receiam que sejam aplicadas medidas erradas fruto da vossa indisponibilidade, etc. Pois bem, não há bela sem senão. Contudo, existem estratégias que se podem aplicar para minimizar este risco, sendo estas abordadas num próximo artigo. Convém ainda referir que se o objetivo é apoiar o crescimento do negócio, é bom que comece desde já a pensar neste facto pois há de chegar o dia em que o negócio não cresce porque não vai conseguir estar em todos os projetos ao mesmo tempo.
Pense nisto!
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