Com mais de 40 utilizadores e 7 lojas distribuídas por 7 grandes centros comerciais da capital, o Prego Gourmet necessitava de integrar e agilizar todos os processos de negócio para uma gestão mais eficaz, melhor suporte à expansão e serviço mais rápido e eficiente ao cliente. Com a solução da Zone Soft, acelerou, centralizou e otimizou as operações e ganhou acesso imediato aos indicadores-chave para a tomada de decisões fundamentadas.
A Zone Soft, tecnológica portuguesa que disponibiliza software desenvolvido integralmente in-house para as áreas da restauração e bebidas, comércio e mobilidade, foi selecionada pelo Prego Gourmet para implementar uma completa solução de gestão das suas operações de backoffice e frontoffice, incluindo hardware e software.
O desafio
O Prego Gourmet é uma reconhecida rede de restauração com fortes ambições de crescimento. Para suportar e escalar o seu negócio, precisava que a tecnologia funcionasse como alavanca em termos de automatização e agilização de processos. E era aqui que residia o problema. De facto, para gerir as vendas de loja e backoffice, o Prego Gourmet recorria a vários softwares de diferentes fornecedores que, apesar de comunicarem entre si, dificultavam a integração de novas funcionalidades e implicavam trabalho duplicado, manual e sujeito a falhas na partilha de dados, com sérias propensões a erros. Além disso, existiam incoerências de stock resultantes da incorreta inserção de dados no backoffice por falta de restrições na relação produto/unidade/fornecedor, e recorriam a ineficientes folhas Excel para controlo de alguns processos.
Debatiam-se também com uma grande dificuldade em limitar escolhas de produtos na frente de loja, mediante certas opções selecionadas. Por outro lado, o sistema de fidelização de clientes era baseado em cartões físicos obsoletos e com claras limitações de potencial, e o processo de exportação de dados para o ERP de contabilidade (Artsoft) era extremamente complexo. «Em vez de facilitar, a tecnologia existente estava a bloquear e a tornar incomportável a gestão do nosso negócio. Precisávamos de uma reviravolta de 180º, quer no frontoffice quer no backoffice, e de um parceiro que nos entendesse e tornasse a nossa visão uma realidade», começa por explicar Ana Santos, Supervisora de Lojas do Prego Gourmet.
A solução
Através da Levoo, parceira tecnológica da Zone Soft à qual aderiu em 2017 para a gestão de pedidos de refeição, o Prego Gourmet tomou conhecimento das soluções Zone Soft e teve início o processo de mudança.
«Existiram vários fatores que motivaram a escolha da solução integrada de restauração da Zone Soft, mas destaco cinco deles: a possibilidade de termos um único fornecedor para todas as soluções de backoffice, frontoffice e fidelização; conseguirmos funcionar em offline graças à tecnologia de cloud híbrida; conectarmos facilmente o Levoo que já tínhamos instalado; sentirmos desde a primeira abordagem um espírito de parceria para desenvolvimentos adicionais e, por último mas não menos importante, termos acesso a produtos de excelência a um preço muito competitivo», revela Ana Santos.
Para garantir o alinhamento com as necessidades especificas do Prego Gourmet, o projeto começou com um diagnóstico à situação atual e um plano detalhado em termos de configuração e adaptação aos processos da empresa, sempre com foco em facilitar as operações, das mais rotineiras às mais complexas. Foram também criadas as condições ideais para minimizar o impacto e resistência perante uma mudança radical em tão pouco tempo, através de uma fase de formação intensiva durante a implementação, tanto aos responsáveis como aos utilizadores, seguido por um acompanhamento constante para garantir uma rápida adaptação.
No que respeita à customização da solução para ir ao encontro da realidade do Prego Gourmet, Mário Alves da Zone Soft refere que «O processo de compras no backoffice foi melhorado para controlar e bloquear o lançamento de faturas de acordo com o preço estabelecido com o fornecedor. No sistema de fidelização, fizemos a migração dos dados da plataforma anterior para a nova e adaptámos a metodologia de cartões e saldos. Também criámos e configurámos as fichas técnicas com vista a uma gestão pormenorizada e controlo de stock em tempo real. Finalmente, assegurámos a possibilidade de atribuição de funções específicas, através de um layout personalizado do front-office, as chamadas skins».
Com este projeto, o Prego Gourmet tem hoje uma solução de gestão completamente integrada, que abarca hardware e software, e que permite gerir todos os seus processos quer em frente de loja quer em backoffice de forma simples, rápida e eficaz:
• Hardware: Pack POS Wintec 600 (POS + Impressora SAM4S Giant 100 + Gaveta Dinheiro);
• Leitor Biométrico para controlo de ponto;
• Software Frontoffice: ZS rest Pro Plus com Skin Personalizada para otimização da operação;
• Software Backoffice: ZS bms com todas as ferramentas de gestão disponíveis numa única plataforma online e App ZS bms mobile que permite a consulta dos principais indicadores das lojas através do telemóvel, tanto android como iOS.
«Estamos muito satisfeitos com a forma como correu a implementação. A Zone Soft sempre primou pela disponibilidade, pela atenção ao pormenor e por procurar a melhor resposta às especificidades do nosso negócio. Trabalhámos numa verdadeira relação de parceria, e graças ao minucioso planeamento e à competência e dedicação da equipa, conseguimos concluir a migração das 7 lojas num único dia, após o fecho. Isto foi algo surpreendente e que valorizámos bastante. Também foi muito importante a passagem de conhecimento, quer ao agente responsável pelo apoio técnico contínuo, quer aos gestores de backoffice e operadores nos pontos de venda para a boa utilização e melhor proveito da solução», salienta Ana Santos, Supervisora de Lojas do Prego Gourmet.
Os resultados
Os resultados da implementação da solução da Zone Soft foram rapidamente sentidos. «O Prego Gourmet está agora inteiramente preparado para o plano de expansão previsto. Os processos estão automatizados e integrados, o software é muito intuitivo para todos os utilizadores e temos acesso a relatórios personalizados para uso imediato em reuniões e tomadas de decisão. No fundo ganhámos tempo para nos focarmos em iniciativas estratégicas e num serviço de excelência ao cliente e não em tarefas burocráticas, morosas e desgastantes devido aos problemas nos sistemas. Finalmente temos a tecnologia verdadeiramente ao serviço do nosso negócio», refere Ana Santos.
Mas as vantagens não se ficam por aqui:
• Os processos de comunicação com o ERP estão mais ágeis;
• Melhor controlo no lançamento das compras e stock;
• Uniformização numa única solução das vertentes de backoffice e frontoffice;
• Melhoria na operação de venda com produtos complementares com restrições de opções;
• Possibilidade de fazer vendas sugestivas/recomendações nas lojas, potenciando o aumento da receita;
• Maior autonomia na manutenção dos utilizadores e produtos;
• Programa de fidelização mais prático no registo de novos utilizadores e mais dinâmico com a utilização da app freebee pelos consumidores.
Com a nova solução:
• Os clientes têm um serviço mais rápido, vantajoso e eficiente;
• Os operadores de loja têm um frontoffice fácil e rápido de utilizar, e com uma navegação intuitiva;
• Os gestores têm uma visão quase em tempo real do desempenho do negócio a partir de qualquer dispositivo (desktop, tablet ou telemóvel).
