O Diggspace, plataforma de digital workplace pronta a usar desenvolvida pela Create IT, foi selecionado pela VICTORIA Seguros como base tecnológica do seu novo Portal do Colaborador – um enorme salto em frente em termos de autonomia, interação e navegabilidade.
A Create IT, empresa portuguesa focada no desenvolvimento de sistemas multiplataforma críticos ao negócio, implementou o Diggspace, a sua plataforma SaaS que permite a criação de intranets prontas a usar, na VICTORIA Seguros.
Desafio
A VICTORIA Seguros é uma empresa do Grupo SMA, fundado em 1859 e considerado um dos mais sólidos a nível europeu. Seguindo o lema que “O segredo de uma grande VICTORIA está no trabalho de uma grande equipa”, os seus talentos são o centro de toda a sua atividade pelo que a comunicação interna assume uma importância fundamental.
Mas a empresa deparava-se com alguns constrangimentos relativamente à Intranet existente e definiu três grandes objetivos para a mudança:
- Deixar de ter uma solução tecnológica baseada numa arquitetura antiquada, sem suporte técnico adequado e com custos desnecessários;
- Ganhar agilidade e autonomia na gestão de conteúdos, incluindo timing, formato e tipologia de informação;
- Reforçar a proximidade no tempo e na forma entre conteúdos, população VICTORIA e organização.
Para endereçar todos estes requisitos e lançar o seu novo Portal do Colaborador, a decisão recaiu sobre o Diggspace – uma plataforma SaaS para a criação rápida de Intranets de última geração.
Solução
O Portal do Colaborador é o novo espaço virtual da VICTORIA Seguros desenvolvido com base no Diggspace, que disponibiliza conteúdos de utilidade transversal para os colaboradores e permite uma maior interatividade entre todos, independentemente da sua localização geográfica.
Durante o processo de implementação, “toda a informação essencial foi migrada da anterior solução, a par da criação de novos conteúdos e melhorando a acessibilidade e a navegabilidade entre os mesmos, tornando-os mais apelativos na apresentação e com uma abordagem de maior proximidade e clareza na sua forma e conteúdo. A lógica de funcionamento de uma intranet como veículo principal de comunicação interna também foi mantida, mas agora com um grande upgrade na integração entre Colaboradores, Gestores de Conteúdos e Empresa”, salienta Alberto Bento, Diretor de Recursos Humanos, Organização e Logística da VICTORIA Seguros.
O novo Portal do Colaborador rapidamente se afirmou como um efetivo meio de comunicação interna que todos valorizam e acedem diariamente (100% dos colaboradores), destacando-se as seguintes funcionalidades implementadas a partir do Diggspace:
• Sempre que um colaborador fizer o seu login diário inicial, o browser abre de forma automática as portas ao novo Portal.
• Cada colaborador tem as Boas Vindas e a homepage personalizada de acordo com as suas preferências nas aplicações que mais utiliza no dia a dia.
• Envio a cada colaborador, em formato de notificação por email, de todas as novidades em conteúdos subscritos por si e outros relacionados especificamente com o seu perfil e interesses.
• Campo de pesquisa para acesso rápido a qualquer informação contida no portal.
• Menu de Canais Agregadores que simplifica a navegação por temas.
• Canal de e-learning onde são disponibilizados regularmente conteúdos de aprendizagem construídos internamente, que permitem aos colaboradores adaptarem a sua aprendizagem às suas reais necessidades, quando e onde quiserem.
• Atalhos para visualização imediata do que é mais recente e relevante na homepage, bem como nos vários canais e que permitirá diferentes experiências de navegação de acordo com a preferência de cada um.
• Possibilidade de reações e comentários às publicações, tal como acontece nas redes sociais, incluindo tagar colegas, que serão de imediato notificados.
• Integração com o Microsoft Teams para uma colaboração facilitada.
• Suporte a diferentes formatos de conteúdos, incluindo vídeos e podcasts.
Resultados
Apesar da sua recente implementação, os resultados já são bem visíveis. A nova solução tem possibilitado ganhos de eficácia muito significativos e permitido uma comunicação mais próxima e acessível com todos os Colaboradores da VICTORIA a partir de um único meio centralizado, evitando a elevada carga de emails que existia. O novo portal é agora a porta de entrada para a área de trabalho da VICTORIA e o ponto de encontro de todos os colaboradores da empresa.
“A rapidez de implementação, o fit com as nossas necessidades, e a facilidade de utilização e de gestão do Diggspace foram determinantes para o sucesso do lançamento do portal do Colaborador. Estamos muito satisfeitos com o resultado que alcançámos até ao momento e com o apoio e proximidade da equipa do Diggspace. Aliás, as nossas sugestões de melhoria para o produto são frequentemente implementadas e operacionalizadas para toda a comunidade”, refere ainda Alberto Bento.
Relativamente ao futuro, Alberto Bento salienta que “A evolução do portal é algo que acontecerá de forma progressiva, não só pelo feedback que já estamos a ter e pela aprendizagem que faremos na sua utilização, mas também porque já existem novas etapas programadas, aguardando apenas que todos se familiarizem com a plataforma. Este é um passo que consideramos muito importante em termos da nossa capacidade de agilizar a comunicação interna e a colaboração corporativa”.
