Encontro Transformação Digital – As pessoas são centrais para qualquer transformação

Publicado a: 29 Outubro, 2018

Categoria: Notícias

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As pessoas são “uma parte importante do puzzle” no que toca à transformação digital. A opinião é de Sara Canteiro, partner technology strategist da Microsoft, uma das oradoras convidadas do II Encontro Transformação Digital na Otimização de Processos Documentais, que decorreu esta quinta-feira, 25 de outubro, em Lisboa.

Perto de uma centena de pessoas marcaram presença no encontro, organizado pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, pioneira e líder de mercado em soluções de gestão documental que comemora 25 anos em 2018, com o apoio da Spigraph.

Falando sobre o trabalho desenvolvido pela Microsoft na transição para o mundo digital, Sara Canteiro admitiu que a gigante tecnológica “teve de mudar muito para ser associada à inovação” e sublinhou que este é um “caminho interminável”.

A responsável falou sobre a importância de “dar ferramentas e poder” aos colaboradores das organizações “para responderem melhor às necessidades dos clientes”, bem como da “necessidade de as empresas estarem sempre a inovar” e de “serem o mais eficientes possível.

Sara Canteiro falou, ainda, da importância de “responder às necessidades das pessoas”, porque “as organizações são feitas por pessoas”.

“Não podemos olhar só para aquilo que é importante para as organizações.As pessoas são centrais para qualquer transformação. Se não pensarmos na gestão de mudança que um processo destes vai exigir, estamos a esquecer-nos de uma parte muito importante do puzzle. Nunca nos podemos esquecer das pessoas”, disse, apontando também que a “realidade aumentada, inteligência artificial e computação avançada vão permitir um conhecimento mais profundo na nossa realidade”.

Já o holandês Jeroen Kant, vice-presidente de business development da Spigraph, debruçou-se sobre soluções de captura documental.

Citando dados da Associação para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM), Jeroen Kant sublinhou que 62% das organizações diz estar comprometida com a transformação digital, contudo, 37% admite ter ainda ter o escritório cheio de papel e 19% referem mesmo que a quantidade de papel está a aumentar.

“A gestão da informação ainda é muito caótica, ainda há muito papel e muitos processos manuais.”

Jeroen Kant deu casos práticos de melhoria dos sistemas processuais, nomeadamente a de um grande banco belga que queria melhorar os processos do departamento de abertura de contas, onde dominava o trabalho manual na abertura de cartas, verificação de assinaturas e digitalização de documentos. A implementação de um sistema de equipamentos de digitalização em massa para a separação de documentos validados dos invalidados permitiu à equipa poupar quatro horas por dia na validação de documentos.

Foi, também, apresentado o caso de uma empresa de business process outsourcing (BPO) na Holanda, onde eram digitalizados dez mil documentos por dia. Neste caso, foi possível implementar uma solução de digitalização em massa com colocação de códigos de barras em documentos, permitindo que a digitalização e validação de processos passasse de quatro funcionários para apenas um, libertando os restantes para outras funções.

Pela EAD, o CIO Marco Santos focou-se na importância de controlar a informação que chega às organizações através dos emails partilhados, dando o exemplo do sistema de gestão documental em workflow Read, Write & Share (RWS), da EAD, que permite organizar, através da automação de regras, um fluxo de email que permita uma melhor distribuição das tarefas que chegam às organizações, priorização e classificação das mesmas.

Para o responsável dos Sistemas de Informação da EAD, esta solução permite “melhorar a eficiência das organizações”, não só pelo encaminhamento automático e agregação dos emails em diferentes tarefas, mas também porque dá à organização “indicadores de produtividade”.

Generali melhora tempo de resposta aos clientes
O evento contou ainda com a apresentação do case study da Generali em Portugal. Maria Perdigão, project manager account da seguradora, revelou que a companhia conseguiu melhorar o tempo de resposta aos clientes em 45% através da implementação de uma solução de fluxo de processos, levada a cabo pela EAD, que permitiu criar tarefas, através de regras automáticas atribuídas aos assuntos dos emails.

A responsável revelou que a solução permitiu não só reduzir o tempo de resposta, como também melhorar o encaminhamento de pedidos para as respetivas equipas de apoio ao cliente e acabar com o risco de eliminação de documentação. A solução foi implementada há um ano, contando já com 78% da força de trabalho da Generali integrada na plataforma, num total de 274 colaboradores. Maria Perdigão reconheceu que houve “muita resistência” aos novos processos, pelo que “acompanhamento da equipa de projeto” foi fulcral na implementação da nova solução, resultando na rápida aceitação e satisfação dos colaboradores.

No encerramento, Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD sublinhou que “o mote da transformação digital não é substituir pessoas”, mas sim “colocar as pessoas a fazerem tarefas que as estimulem mais”.

O CEO vincou, ainda, a importância da eficiência na gestão de processos para ter uma organização de sucesso: “Quanto mais eficientes as empresas forem no processo documental associado ao seu produto ou serviço, mais hipóteses têm de sobreviver no mercado.”

O evento contou com cerca de uma centena de participantes, estando já prevista uma terceira edição para 2019.

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